Matka- ja kuluhallintajärjestelmän käyttäjä- ja matkustajarekisteri
1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Matka- ja kuluhallintajärjestelmän (M2) käyttäjä- ja matkustajarekisterin henkilötietojen käsittelytarkoituksena on matkasuunnitelmien laadinta, matkustamiseen liittyvien kulujen sekä muiden kulujen erittely ja perustelut, matka- ja kululaskujen tiliöinti ja asiatarkastus sekä hyväksyminen maksatukseen.
Käsittelyn oikeusperuste:
- rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite, tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta ja eduskunnan kanslian ohjesääntö (1480/2015) 6 §.
2. Käsiteltävät henkilötiedot ja mistä henkilötiedot saadaan
Rekisteröidyt ovat eduskunnassa työskenteleviä kansanedustajia, eduskuntaan palvelussuhteessa olevia henkilöitä tai ulkopuolisia henkilöitä, joille maksetaan matka- tai muita korvauksia.
Rekisteröidyistä tallennetaan seuraavat tiedot:
- etunimi(t), sukunimi, henkilötunnus, henkilönumero, kotiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
- työsuhteen alkamis- ja päättymispäivä, henkilön organisatoriset tiedot matkustuksen kulujen tiliöintiä varten, pankkitili, maa
- M2- tai Virtu-käyttäjätunnus, henkilön matka-, kulu- ja ajotiedot, tiedot henkilön maksuaika-kortti- ja matkatiliostoista, käyttäjärooli, vuosi-ilmoituksen suorituslaji
Tiedot saadaan suoraan rekisteröidyltä tai hänen puolestaan toimivalta.
3. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja käsittelevät eduskunnan virkamiehet, joiden tehtäviin kuuluvat matka- ja kuluhallinnan tehtävät. Tietoja siirretään ulkopuolisille, kun se on tarpeen esim. pankille matka- tai kulukorvauksen tilisiirtoa varten. M2-järjestelmän ylläpitäjällä (Palkeet) on pääsy järjestelmään ylläpito- ja kehittämistehtäviä varten.
Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle
viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.
Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty.
4. Tietojen siirto kolmansiin maihin
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.
5. Henkilötietojen säilyttämisaika
Matka- ja kulunhallintajärjestelmän käyttäjä- ja matkustajarekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysajat pohjautuvat lainsäädäntöön, jossa määritellään kirjapitoaineiston säilytysajat. Tämän rekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysajasta vastaa Palkeet.
6. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.
7. Rekisteröidyn oikeudet
Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista
8. Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot
Eduskunnan kanslia
Hallinto- ja palveluosasto
Mannerheimintie 30, 00102 EDUSKUNTA
Puh. +358 9 4321 (vaihde)
Sähköposti:taloushallinto@eduskunta.fi
Tietosuojavastaava
Mannerheimintie 30, 00102 EDUSKUNTA
Puh. +358 9 4321 (vaihde)
Sähköposti: tietosuojavastaava@eduskunta.fi
Eduskunnan turvaviesti on turvallinen tapa toimittaa arkaluonteisia ja salassa pidettäviä tietoja eduskunnan kansliaan. Lue ennen palvelun käyttämistä
ohje turvaviestin lähettämiseen.
13.1.2019