Halti-asianhallintajärjestelmä
1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Halti-asianhallintajärjestelmän käytön tarkoituksena on eduskunnan kansliassa vireille tulevien ja vireillä olevien viranomaisasioiden, niiden käsittelyprosessien ja niihin liittyvien asiakirjojen hallinta. Järjestelmä toimii hyvän tiedonhallintatavan mukaisena julkisena asiarekisterinä (diaari).
Järjestelmä toimii myös määräajan säilytettävien asiakirjojen sähköisenä säilytyspaikkana niiden säilytysajan.
Käsittelyn oikeusperuste
- rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) 26 §), tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta
2. Käsiteltävät henkilötiedot ja mistä henkilötiedot saadaan
Halti-asianhallintajärjestelmään tallennetaan vain ne asian kannalta oleelliset henkilötiedot, joiden tallentaminen on asian käsittelyn kannalta tarpeellista. Rekisteri sisältää eduskunnan kanslian tiedonohjaussuunnitelmassa määriteltyjen virallisten asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen metatiedot, käsittelyvaiheet ja asioiden käsittelyyn liittyvät toimeksiannot ja asiakirjatiedostot.
Järjestelmän käyttäjien osalta järjestelmässä säilyvät identifiointitiedot ja lokitiedot eli käyttäjän nimi, nimike, työyksikkö, sähköpostiosoite, tehty muutos, päivämäärä ja kellonaika.
Eduskunnan kansliaan saapuneista, siellä laadituista ja järjestelmästä lähetetyistä virallisista asiakirjoista rekisteröidään henkilötietoina lähettäjän/vastaanottajan nimi sekä sähköpostiosoite.
Järjestelmään rekisteröitävät asiat ja asiakirjat voivat sisältää arkaluonteisiksi tai salassa pidettäviksi luokiteltuja tietoja (suojaustaso IV). Näiden tietojen käsittely on rajattu joko asia-, tai asiakirjatasolla vain niille henkilöille, joiden työtehtävissään kuuluu niitä käsitellä.
3. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.
Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty.
4. Tietojen siirto kolmansiin maihin
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.
5. Henkilötietojen säilyttämisaika
Henkilötiedot arkistoidaan eduskunnan kanslian tiedonohjaussuunnitelman mukaan. Säilytysaika perustuu arkisto- ja erityislakeihin, sekä toiminnan tarpeeseen dokumentoida ja taata sekä viranomaisen että yksityisen henkilön ja yhteisön oikeusturva.
Eduskunnan arkistosääntö II (7.1.1992, ajantasaistettu 1993 ja 1996)
Eduskunnan kanslian tiedonohjaussuunnitelma (vielä keskeneräinen/vahvistamaton xx.xx.2022)
Yleisen edun mukaisia arkistointitarpeesta tai tieteellisistä ja historiallisia tutkimuksia varten tietoja voidaan säilyttää alkuperäistä käyttötarkoitusta pidempään.
6. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.
7. Rekisteröidyn oikeudet
Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista
8. Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedotEduskunnan kanslia
Eduskunnan kanslian kirjaamo
Eduskuntakatu 4, 00102 EDUSKUNTA
Puh. +358 9 4321 (vaihde)
Sähköposti: kirjaamo@eduskunta.fi
Tietosuojavastaava
Mannerheimintie 30, 00102 EDUSKUNTA
Puh. +358 9 4321 (vaihde)
Sähköposti: tietosuojavastaava@eduskunta.fi
Eduskunnan turvaposti on turvallinen tapa toimittaa arkaluonteisia ja salassa pidettäviä tietoja eduskunnan kansliaan. Lue ennen palvelun käyttämistä ohje turvapostin lähettämiseen.