PERUSTELUT
1. Asian tausta ja valmistelu
Eduskunnan kanslian ohjesäännön (1480/2015) mukaan tieto- ja viestintäosastoon kuuluu eduskuntatiedotus, sisäinen tietopalvelu ja Eduskunnan kirjasto. Osaston tehtävänä on hoitaa eduskunnan viestintää, tuottaa tietopalvelut sekä huolehtia kirjasto- ja arkistopalveluista.
Eduskuntatiedotus antaa asiantuntija-apua viestinnässä ja huolehtii eduskunnan media-, verkko-, kansalais- ja työyhteisöviestinnästä. Sisäinen tietopalvelu huolehtii selvitys-, laskelma- ja verkkotietopalveluista sekä mediaseurannasta. Eduskunnan kirjasto palvelee eduskuntaa ja toimii eduskunnan keskusarkistona sekä julkisena oikeudellista, yhteiskunnallista ja eduskuntatietoa jakavana kirjastona.
Tieto- ja viestintäosaston osastopäällikkönä on toiminut yhden alayksikön päällikkö oman toimensa ohella. Eri yksiköt ovat toimineet varsin erillään toisistaan, eikä yhteistyölle ole ollut riittäviä edellytyksiä. Tämä on johtanut osaltaan palveluiden päällekkäisyyteen sekä resurssien ja osaamisen käytön joustamattomuuteen. Osastolta on puuttunut myös yhteinen toimintakulttuuri.
Tilannetta, jossa yhden yksikön päällikkö johtaa koko osastoa, ei voida pitää enää tarkoituksenmukaisena. Yksiköt ovat keskenään erityyppisiä, ja myös niiden asiakaskunta eroaa toisistaan. Kolmen erityyppisen yksikön johtaminen on varsin haastavaa eikä mahdollista eri yksiköiden toiminnan riittävää tuntemista tai tue toimintojen kehittämistä.
Nykyisen osaston rakenteen ongelmana voidaan pitää tehtävien päällekkäisyyden ohella yksiköiden eriytymistä. Tämä johtaa helposti myös töiden ja resurssien epätasaiseen jakautumiseen. Tilanne on hankaloittanut yhteistyötä ja vuorovaikutusta yksiköiden välillä sekä vaikeuttaa hyvän toimintakulttuurin syntymistä. Organisaatiomalli ei myöskään tue toiminnan tehokasta kehittämistä.
Eduskunnan kirjasto on keskeinen toimija eduskunnan kansliassa ja palvelee niin kansanedustajia kuin muita eduskunta-asiakkaita sekä toimii kaikille avoimena oikeudellista, yhteiskunnallista ja eduskuntatietoa välittävänä kirjastona. Kirjasto on toiminut kaikille avoimena jo vuodesta 1913.
Eduskunnan kirjastosta säädetään eduskunnan kanslian ohjesäännön ohella Eduskunnan kirjastosta annetussa laissa (717/2000), eduskunnan työjärjestyksessä (40/2000) ja Eduskunnan kirjaston ohjesäännössä (724/2000). Kirjaston hallinnolliseen asemaan ja tehtäviin nähden kirjastoa koskeva sääntely on yksityiskohtaista ja monitasoista.
Eduskunnan kirjastosta annettu laki säädettiin vuonna 2000, jolloin Eduskunnan kirjasto siirrettiin osaksi eduskunnan kansliaa eduskunnan tieto- ja viestintätoiminnan uudelleen organisoimiseksi. Eduskunnan kirjastolla on eduskunnan valitsema hallitus, johon kuuluu viisi kansanedustajaa, kolme eduskunnan ulkopuolista henkilöä, joista yksi on valtionhallinnon, yksi oikeustieteellisen tutkimuksen ja yksi valtiotieteellisen tutkimuksen asiantuntija, sekä Eduskunnan kirjaston henkilöstön edustaja.
Kirjaston hallituksen tehtävänä on lain 3 §:n mukaan käsitellä kirjaston toimintaan ja kehittämiseen liittyvät keskeisimmät asiat sekä antaa vuosittain kertomus eduskunnalle kirjaston toiminnasta. Eduskunnan kirjaston ohjesäännön 9 §:ssä säädetään tarkemmin hallituksen tehtävistä, jotka ovat luonteeltaan päätöksentekoa valmistelevia, ja hallitusta voidaan luonnehtia asiantuntijaelimeksi.
Hallituksen esityksen käsittelyssä perustuslakivaliokunta lausui mietinnössään, että Eduskunnan kirjaston uusi, esityksessä tarkoitettu organisatorinen asema on sellainen, että se voitaisiin säännellä myös perustuslaissa mainituin eduskuntaa koskevin säädöksin (PeVM 10/2000 vp — HE 68/2000 vp). Tällainen säädös on esimerkiksi eduskunnan kanslian ohjesääntö.
Puhemies asetti 24.6.2020 eduskunnan kansliaan työryhmän selvittämään eduskuntaviestinnän, eduskunnan tietopalvelutoiminnan sekä kirjasto- ja arkistotoiminnan organisointia. Työryhmä luovutti muistionsa 18.12.2020. Eduskunnan kansliatoimikunta hyväksyi 17.6.2021 eduskuntaviestinnän, eduskunnan tietopalvelutoiminnan sekä kirjasto- ja arkistotoiminnan uudelleenorganisoinnin työryhmän muistiossa esitetyn mukaisesti. Jatkovalmistelua varten puhemiesneuvosto asetti 29.6.2021 virkamiestyöryhmän valmistelemaan esitetystä uudistuksesta johtuvia ja muita mahdollisia eduskunnan kanslian ohjesäännön ja muiden säädösten muutoksia.
Tämä ehdotus on valmisteltu puhemiesneuvoston asettamassa työryhmässä. Työryhmä on kuullut työnsä aikana Eduskunnan kirjaston hallituksen puheenjohtajaa, kansanedustaja Pauli Kiurua ja sivistysvaliokunnan puheenjohtajaa, kansanedustaja Paula Risikkoa sekä kirjaston hallituksen ulkopuolisia käyttäjiä edustavaa kulttuuriasiainneuvos Leena Aaltosta OKM:stä. Lisäksi työryhmä kutsui kuultavakseen eduskunnan henkilöstöjärjestöjen edustajat.
2. Ehdotukset ja niiden vaikutukset
Edellä selvitettyihin ongelmiin tulee löytää paremmin toimiva organisaatio- ja sääntelymalli. Nykyisiä tieto- ja viestintäosaston palveluita ja sen organisaatiota tulee kehittää siten, että esille tulleet epäkohdat saadaan korjattua. Osaston johtamistapa on syytä uudistaa eli vastuuta yksiköistä ei tule osoittaa yhdelle yksikön johdosta vastaavalle oman toimen ohella hoidettavaksi. Tämä mahdollistaa osaltaan henkilöstön hyvän johtamisen sekä palveluiden kehittämisen ja tarjoamisen kysynnän pohjalta. Myös Eduskunnan kirjastoa koskevaa sääntelyä on aiheellista yksinkertaistaa ja keskittää sääntely eduskunnan kanslian ohjesääntöön.
Puhemiesneuvosto ehdottaa asiaa valmistelleen työryhmän näkemyksen mukaisesti organisaatiomallia, jossa tieto- ja viestintäosastoa johtaa tieto- ja viestintäjohtaja. Tieto- ja viestintäjohtajan virka sisältyy jo nyt eduskunnan virkamiehistä annetun lain (1197/2003) 4 §:n 2 momentin 1 kohdan ns. erittelyvirkojen luetteloon. Kansliatoimikunta päätti perustaa 9.9.2021 erillisen tieto- ja viestintäjohtajan viran 1.1.2022 lukien.
Ehdotuksen mukaan tieto- ja viestintäosastoon kuuluvat viestintäyksikkö sekä tietotukiyksikkö, joiden toimintaa johtavat ja kehittävät heidän omat esimiehensä. Viestintäyksikkö vastaisi mediapalvelusta ja ajankohtaisviestinnästä sekä verkkopalveluista ja kansalaispalveluista. Tietotukiyksikkö tarjoaisi selvitys-, analyysi-, laskelma- ja tiedonhakupalveluita sekä vastaisi lisäksi seurantapalveluista, verkkotietopalveluista, kirjastopalveluista, arkistopalveluista ja hallinnollisten asioiden asianhallinnasta.
Tässä mallissa osaston johtaja ja yksiköiden esimiehet muodostavat osaston johtoryhmän, joka tukee osastonjohtajaa tehtävässään sekä koordinoi osaston toimintaa. Ehdotettu organisaatiomalli antaa edellytykset luoda osastolle aikaisempaa yhtenäisemmän toimintakulttuurin, mahdollistaa osaston toiminnan tehostamisen ja tukee toiminnan kehittämistä. Osaston sisäisen yhteistyön toimivuuteen olisi nykyistä paremmat edellytykset ilman eriytyneitä yksiköitä. Tämä johtamismalli on käytössä laajalti eduskunnan kansliassa ja toiminut varsin hyvin.
Palveluiden kehittäminen tulee olemaan organisaatiouudistuksen toteuduttua edessä oleva työ. Lisäksi on syytä arvioida, onko henkilöresurssien nykyistä joustavampi käyttö osaston sisällä mahdollista ja tuleeko myös yksiköiden tehtävien sisältöä kehittää. Lisäksi tulee arvioida yksiköiden tarkoituksenmukaista resursointia ja kehittää yhteistyötä yksiköiden välillä.
Eduskunnan kirjaston palvelut olisivat jatkossa osa tietotukiyksikköä. Kirjasto kuitenkin palvelisi totuttuun tapaan niin edustajia, eduskunnan henkilöstöä kuin ulkopuolisia asiakkaitakin.
Eduskunnan kirjaston hallitus ei ole nykyisten säännösten mukaan päätöksiä tekevä toimielin. Sen tehtävät ovat pitkälti asiantuntijatehtäviä. Kirjastolla on tarve kuulla käyttäjäkuntansa edustajia myös jatkossa sekä olla yhteydessä oikeus- ja yhteiskuntatieteitä sekä valtionhallintoa edustaviin tahoihin. Sama tarve kuulla asiakaskuntaa on koko tieto- ja viestintäosastolla. Tarkoituksenmukainen tapa hankkia asiakkaiden näkemyksiä on järjestää tapaamisia, kokouksia ja asiakastilaisuuksia palvelujen eri käyttäjäryhmille tarpeen mukaan, tarvittaessa myös säännöllisesti.
Puhemiesneuvosto ehdottaa, että Eduskunnan kirjaston hallituksesta luovutaan. Lisäksi ehdotetaan, että eduskunnalle vuosittain annettavasta kirjaston kertomuksesta luovutaan.
Kertomuksen eduskuntakäsittely on suhteellisen raskas valiokunta- ja täysistuntokäsittelyineen, kun se suhteutetaan kertomusmenettelyn tuloksiin ja niiden merkitykseen. Ei ole myöskään tarkoituksenmukaista, että uuden organisaatiomallin yhden osaston yksi palvelukokonaisuus antaisi toiminnastaan kertomuksen eduskunnalle.
Organisaatiouudistuksen toteutuessa ei ole enää tarkoituksenmukaista säilyttää Eduskunnan kirjastosta annettua lakia. Eduskunnan kirjasto on osa eduskunnan kansliaa ja kuuluu jatkossa tietotukiyksikköön tieto- ja viestintäosastossa.
Puhemiesneuvosto katsoo, että Eduskunnan kirjastosta annettu laki tulee kumota ja sisällyttää tarvittava sääntely eduskunnan kanslian ohjesääntöön. Eduskunnan kirjaston hallituksen lakkauttaminen ja kertomusmenettelystä luopuminen edellyttävät lisäksi eduskunnan työjärjestyksen 15 §:n kumoamista. Eduskunnan kirjastoa koskevan lain kumoaminen valmistellaan erikseen toteutettavaksi kansanedustajan lakialoitteella.
Uudistuksen yhteydessä tehdään myös tieto- ja viestintäosaston uudistamisesta riippumattomia teknisluontoisia muutoksia hallinto- ja palveluosastolla. Muutokset on käsitelty yhdessä henkilöstön kanssa.
Ehdotuksilla ei ole juurikaan taloudellisia vaikutuksia. Kirjaston hallituksen puheenjohtajalle maksetaan kirjaston ohjesäännön 11 §:n nojalla palkkiota, joka on 1/15 edustajanpalkkiosta annetun lain (328/1947) mukaan hänelle kulloinkin suoritettavasta vuotuisesta palkkiosta. Hallituksen muille jäsenille maksetaan kokouspalkkiota samojen perusteiden mukaan kuin valtion komiteoiden jäsenille. Ehdotuksilla ei ole henkilöstövaikutuksia.
Esityksen käsittelyyn vaikuttavia seikkoja
Ehdotus on tarkoitettu käsiteltäväksi samassa yhteydessä kuin käsitellään erikseen valmisteltava lakialoite Eduskunnan kirjastosta annetun lain kumoamisesta.
3. Säännöskohtaiset perustelut
1. Eduskunnan kanslian ohjesääntö
6 §.
Kanslian johtoryhmän kokousten valmistelu ehdotetaan poistettavaksi hallinto- ja palveluosaston tehtäväluettelosta, sillä nämä kokoukset valmistellaan pääsihteerin yksikössä. Ehdotus ei liity tieto- ja viestintäosaston organisaatiouudistukseen.
8 §.
Pykäläehdotuksen mukaan tieto- ja viestintäosaston tehtävänä on hoitaa eduskunnan viestintä- ja tietotukipalveluita. Pykälästä jätetään pois maininta kirjasto- ja arkistopalveluista sekä tietopalveluista, jotka kaikki kuuluvat jatkossa tietotukiyksikköön.
12 §.
Pykälän 3 momentista ehdotetaan poistettavaksi sanat "tieto- ja viestintätekniikan tukipalvelut". Palvelut siirtyvät hoidettaviksi tietohallintotoimistossa, joka kyseisen pykälän 5 momentin mukaan huolehtii tieto- ja viestintätekniikasta. Ehdotus ei liity tieto- ja viestintäosaston organisaatiouudistukseen.
13 §.
Pykälään tehdään organisaatiomuutoksen edellyttämät korjaukset. Pykälän 1 momentin mukaan tieto- ja viestintäosastossa on viestintäyksikkö ja tietotukiyksikkö, kuten edellä organisaatiomuutoksen osalta on selvitetty.
Pykälän 2 momentissa säädetään viestintäyksikön tehtävistä, joita ovat ajankohtaisviestintä ja mediapalvelut sekä verkkopalvelut, kansalaispalvelut ja työyhteisöviestintä. Tehtävät on muotoiltu uudelleen, mutta ovat pitkälti samat kuin voimassa olevassa säännöksessä.
Pykälän 3 momentissa määritellään tietotukiyksikön tehtävät. Sen mukaan tietotukiyksikkö huolehtii selvitys-, analyysi-, laskelma- ja tiedonhakupalveluista sekä vastaa seurantapalveluista, verkkotietopalveluista, kirjastopalveluista, eduskunnan keskusarkistosta ja hallinnollisten asioiden asianhallinnasta. Nykyisessä momentissa mainittu mediaseuranta kuuluu osana seurantapalveluihin. Momenttiin ehdotetaan siis lisättäväksi kirjastoon ja eduskunnan keskusarkistoon liittyvät palvelut sekä hallinnollisten asioiden asianhallinta, jotka kuuluvat jatkossa tietotukiyksikölle.
Pykälän 4 momentissa säädetään eduskunnan kirjaston tehtävistä. Momentista on poistettu maininta eduskunnan keskusarkistosta. Arkistopalveluista muodostetaan tietotukiyksikköön oma palvelukokonaisuus.
20 §.
Pykälässä säädetään tieto- ja viestintäjohtajan tehtävistä. Hänen tehtäviinsä osastopäällikkönä lisätään tietotuen toteuttamisesta ja kehittämisestä huolehtiminen.
Voimaantulo.
Eduskunnan kanslian ohjesäännön muutokset ehdotetaan tulemaan voimaan 1.1.2022. Voimaantulon ajankohtaa puoltavat budjettitekniset syyt.
2. Eduskunnan päätös eduskunnan työjärjestyksen 15 §:n kumoamisesta
1 §.
Eduskunnan työjärjestyksen 15 §:n 1 momentissa säädetään Eduskunnan kirjaston hallituksen valinnasta ja 2 momentissa kirjaston vuosikertomuksen antamisesta eduskunnalle. Pykälä ehdotetaan kumottavaksi, koska edellä esitetyn mukaisesti ehdotetaan, että kirjaston hallituksesta ja vuosikertomuksen antamisesta eduskunnalle luovutaan.
2 §.
Päätöksen ehdotetaan tulevan voimaan samanaikaisesti kanslian ohjesäännön muutosten ja Eduskunnan kirjastosta annetun lain kumoamisen kanssa.